Strategier for å redusere e-post Overload

The typisk kontorarbeider håndterer et gjennomsnitt på 110 meldinger per dag - og av at volum, om lag 18 prosent er enten spam eller såkalte graymail som består av meldinger unødvendige eller irrelevante for sluttbrukeren, ifølge en 2010 studere ved markedsundersøkelser firmaet The Radicati Group. Faktisk er det data oversvømmelse så overvelder arbeidernes produktivitet som Atos, en outsourcing selskap, besluttet å fase ut interne e-postsystemer i 2014 etter å ha oppdaget at en gjennomsnittlig arbeidstaker tilbrakte en full 20 timer per uke håndtering email.Email overbelastning et problem, men det kan reduseres blant annet gjennom kunnskapsrike e-praksis tilpasset de volumer og mentale prosesser til individuelle brukere. Send Less, Get Mindre

Tilhengere av "boomerang teori" tyder på at det å sende færre meldinger vil gi færre meldinger som svar. Talsmenn som konsulenter på Asian Utveksling tyder på at strategier som eliminerer unødvendig "takk" eller "meg også" svar og redusere svar-all eller karbon-kopi meldinger vil redusere volumet av én linje svar som du vil ha å behandle. Videre kutte ut FYI meldinger eller meldinger som "jeg fikk e-post og vil svare på noen få timer" vil begrense svarene som gir ingen vesentlig semantisk verdi, men krever likevel saksbehandlingstid.

Spør deg selv om meldingen er virkelig nødvendig, målrettet bare til de rette mottakerne og hensiktsmessig å sende e-post i stedet for noen andre medium. Hvis ikke, må du ikke sende den.
Set Forventninger

Fortell folk hva du kan forvente fra deg angående e-post korrespondanse. La dem vite hva de skal eller ikke skal sende, når du vanligvis lese meldinger, og hvor lang tid det normalt tar for deg å svare. Skissere opptrapping trasé - instant messaging, telefonsamtaler, tekstmeldinger - for presserende behov

Når du sender meldinger, gjør det klart i kroppen eller emnefeltet om et svar er nødvendig.. Fraser som "ingen respons nødvendige" frikjenne folk i forventning til minst erkjenne en melding; påminnelser til "svar til meg, ikke til alle" nudge folk til å avstå fra hevelse strømmen av mail noe mer enn nødvendig. Vurder å bruke "bcc" (blindkopi)-feltet, slik at masse reaksjoner er ikke mulig, du kan alltid liste mottakerne i kroppen av meldingen
Batch Processing

Batch prosessering hjelper på to måter. Først sette av en egen periode for å håndtere e-post etterlater andre deler av dagen fri til å gjøre annet arbeid med færre epost-relaterte avbrudd. For det andre kan konsentrere din e-post til en definert blokk av gangen forbedre fokus på selve e-postmeldingen, som fører til bedre innboksen ledelse og mer gjennomtenkte svar.

Motstå trangen til å sjekke innkommende meldinger ofte ved å deaktivere ny-meldingsvarslene , eller ved å holde e-postprogrammet stengt inntil en planlagt batch tid. Bedre ennå, blokk tid på kalenderen dedikert utelukkende til å svare på telefon og e-postmeldinger
Stek Bacn;. Skrinlegge Spam

Spam kan være like uunngåelig som døden og skatt, men du trenger ikke være et passivt offer for en endeløs strøm av annonser for performance-ekstrautstyr narkotika og billige klokker eller tilbud for å holde penger i escrow for i fare nigerianske prinser. De fleste moderne e-posttjenester, inkludert Web-baserte programmer som Gmail, inkluderer robuste spamfiltre direkte på e-postserveren. Desktop-baserte programmer som Microsoft Outlook eller Mozilla Thunderbird inkluderer verktøy for hjem eller kontor brukere å sette sine egne spamfiltre på fly.

Mindre irriterende enn spam er bacn, den tech term for meldinger som du kanskje har abonnert til og noen ganger vil, men vanligvis ikke egentlig bryr seg om. Postlister og anmodet annonser fra forhandlere ofte faller i denne kategorien, du kan være interessert i innholdet av og til, men ellers de fleste meldingene er rot. E-posttjenester som Outlook.com (tidligere Hotmail) inkluderer en "sweep" funksjon som filer bort, sletter eller unsubscribes fra mange Bacn avsendere, bruke verktøyet kan redusere mye av uønsket e-post

Vær forsiktig med. abonnementet fra e-postlister, men - med mindre du husker å melde deg på listen i første omgang, kan en melding med en unsubscribe link bare tjene som en slu måte å bekrefte din e-postadresse. Tenke to ganger om å klikke på linken, eller du kan se en økning i spam din. Tilsvarende, hvis e-postprogrammet tillater det, deaktivere automatisk visning av bilder fra ikke-klarerte avsendere. Noen spam servere inkluderer "web bugs", eller små bilder i en e-postmelding som også bekrefter at en melding er åpnet, og dermed at adressen er et godt mål for fremtidige spams.
Mapper, Filter og regler

For riktig-hjerner tenkere, et hierarkisk system av mapper kan bringe orden i innboksen kaos. Et system av mapper og nestede undermapper gir på en lettfattelig kontekst for arkiverte meldinger. Så snart du handle på en melding, fjerne den fra innboksen til en dedikert mappe.

For spesielle formål oppgaver, som å behandle et stort volum av innkommende e-post med tilsvarende egenskaper, et sett av regler gjør underverker. En regel spesifiserer forhold som enhver meldingen må oppfylle, når vilkårene er oppfylt, følger en bestemt handling. Reglene kan kjøres automatisk eller på forespørsel. For eksempel kan du sette en regel som automatisk sletter alle ulest melding i innboksen som er mer enn sju dager gamle, eller en regel til fil i en "boss"-mappen noen leste meldingen fra sjefen din (eller ektefelle!).

Filtre utgjør en middelvei: Et filter viser et bestemt syn på innboksen, noe som gjør det lettere å finne meldinger etter type. Noe så enkelt som en standard sorter etter mottatt dato er et filter, som er et display som viser bare uleste meldinger mer enn 30 dager gamle.

Search er en spesiell form for filter. Skriv inn søkeord, og e-mappen vil vise alle meldinger som viser begrepet. Noen mennesker aldri sortere innboksen sin, og i stedet stole på vekslet komplekse former for søk for å finne gamle meldinger. Fordelen med å bruke søk i stedet for et arkivsystem er at forvaltningen tid faller til omtrent null - forutsatt søket ferdigheter er sterke nok for rask utvinning av eldre meldinger
farger, kategorier og koder <. br>

For venstre-hjerner tenkere, farger, kategorier og tagger kan vise seg mer intuitivt. Fordi de ikke er hierarkisk, og fordi du ikke trenger å sette meldinger på ett sted når flere alternativer kunne søke, tags tilby en-til-en eller mange-til-en aggregering av e-poster. For eksempel kan en student bruke "akademisk", "engelsk" og "sommer 2012 semester" som koder på en eneste melding fra en professor om et oppdrag i engelsk klasse, hver tag fanger ett aspekt av e-post, slik at studenten kan senere trekke opp alle relaterte meldinger som har ett eller flere av den samme koden

tjenester som Gmail bruker etiketter;. programmer som Outlook bruker kategorier. De to betingelser tjener nøyaktig samme formål. Outlook-kategorier, men tillate fargekoding for å visuelt skille meldinger på skjermen.
Offload innhold

Motstå trangen til å holde meldinger i e-post som egentlig hører hjemme i en annen sted, og noen former for e-post overbelastning resultat fra brukerne behandle innboksen sin som en one-size-fits-all arkivskap i stedet for å overføre informasjon til en mer hensiktsmessig verktøy. Konverter forespørsler om arbeid inn i oppgaver, legge møtet ideer til kalenderen din, lagre referansemateriale i en notatskriving program

Noen postlister - spesielt tilbakevendende nyhetssendinger - kan bli bedre forbrukes ved hjelp av en RSS-leser i stedet. av e-post. For eksempel, i stedet for å motta daglige kopier av dine favoritt tegneserie via e-post, kan du bare abonnere på koblingens syndikeringsinnmating og lese den senere ved hjelp av RSS-leser av ditt valg.

Bruk maler for å lage sende meldinger mer effektiv, også. Enten du lagre malen i en Word-fil, en Outlook-notat, Evernote eller OneNote, holde standardtekst svar hendig gjør det enklere å sende komplekse meldinger. For eksempel, hvis du forberede skjelettet av en ukentlig statusrapport til sjefen din offline, kan du bare kopiere og lime inn malen i en ny e-postmelding og fyll inn det nye materialet.
Innboks Zero < br>

Embrace pseudo-Zen kunsten "Innboks Zero", eller praktisering av tett administrere e-post slik at din primære innboksen forblir på eller nær tom hele tiden. Opprettholde en tom innboks kan gi en grad av psykologisk tilfredsstillelse som reduserer stress forbundet med en ut-av-kontroll innboksen

E-post overbelastning er like mye et spørsmål om psykologi som teknisk effekt;. Finne måter å forbli komfortabel med e flyt du har kan redusere følelsen av at ting er overbelastet. Innboks Zero tilhengere finner verdi i å bo på toppen av ting slik at de aldri har dusinvis eller hundrevis av meldinger som venter på å bli behandlet i sine innbokser. Inkluderer

Tactics for Type B personlighet "godta de tingene du ikke kan endre "strategi, best eksemplifisert ved Ole Brumm er" Å, bry "tilnærming -. hvis du ikke la en vill innboksen bug deg, så det er egentlig ikke overbelastning
motsetning Forskning

Forskere Darryl Forsyth og Lloyd Jenkins av Massey University i Auckland, New Zealand, foreslo i en artikkel presentert på 2011 International Conference on Computer Engineering og Programmer som for de vanlige teknikker for å redusere avbrudd, meldingsfiltrering og melding filing ", med unntak av filtrering, er det lite klare bevis for at noen av disse tre metoder kan redusere e-post overbelastning."

Det endelige utfallet fra sin forskning er at mange populære triks for innboksen ledelse don ' t synes å være begrunnet i ren forskning. Faktisk, i noen tilfeller - som teknikker for å redusere avbrudd - den foreslåtte medisinen kan være verre enn sykdommen, slik noen studier tyder på at noen mindre avbrudd bidra til å forbedre hastigheten på å utføre en oppgave eller fokus konsentrasjon om en oppgave over en lengre periode samlede arbeidstid.

Forsyth og Jenkins minne oss om at det er ingen sølvkule for å redusere e-post overbelastning. I stedet må hver person plukke fra ulike strategier, buffet-stil, for å komme fram til en løsning som fungerer for den personen unike blanding av volum, ansvar, forventninger og psykologiske predisposisjoner

Med andre ord:. Ditt kjørelengde kan variere . Lykke til.

Mor og barn

· Barnas parti steder i Cleveland Area
· Hva betyr det når katten Drools? 
· Hva er årsakene til hvorfor foreldre kan velge å bruke Formula Over Breast Mil…
· Sivil Status & Barnas Success
· Hva å sette i en Locket
· Hvordan finne gratis utskriftsvennlig Play Money
· Hvordan håndtere et barn som ikke vil holde hendene for å Himself
· Hvordan lage en voksen bleie ut av gamle Clothing
· Hva slags Disiplin bør gis til barn som er frekk og hensynsløs? 
· Hvordan kle en Kid Som en Superhero