Hvordan Fil Medical Records i Texas sykehjem

The Texas Department of Human Services regulerer svært kontoradministrasjon og holder journalføring og arkivering under spesiell gransking gjennom Texas Administrative Code (TAC). 40 tittel, del 1, 19 kapittel av TAC adresser sykepleie anlegget administrasjon. Ikke fulgte fasiliteter ansikt risikoen for bøter, lukking og selv påtale. Et anlegg administrator må utpeke, skriftlig, en klinisk poster veileder som bærer myndighet, ansvar og ansvarlighet for alle funksjoner i postene kontoret. Du trenger
End-fanen filmapper
fargekodede merker
Vis flere instruksjoner
en

Gjennomgå anleggets retningslinjer og prosedyrer på posten taushetsplikt. Dette vil fungere som din guide når innlevering nye og arkivert poster. Hvis anlegget ikke har en skriftlig policy på posten konfidensialitet, må du lage og implementere en umiddelbart, som ledes av TAC 19,1912.
2

Etablere en fil i-box og ut-box (beskyttet av poster ansatte) med en sign-out system. Dette systemet må tilby full sikkerhet og forhindre uautorisert tilgang til registrerte opplysninger, som kreves av TAC 19,1910. (To merket magasinene på en uovervåket teller kvalifiserer ikke som et sikkert in-box/out-box system.) Tilgang til postene må kreve legens ordre. Registrere alle lege bestillinger, samt alle fil aktivitet. |
3

Bruk fargekodede etiketter for å gjøre filer lett å finne. Tildele visse farger til bokstavene i alfabetet og fil av fastboende etternavn. For eksempel vil alle A til C filer motta grønne etiketter, D til F har oransje etiketter, og så videre. Hvis anlegget bruker en klinisk rekord nummersystem, gjelder den fargekodede metode til det og sende tilsvarende. (Grønne etiketter for postene 1200-1499, oransje for 1500-1799, etc.)
4

Designate lagringsplass for aktive og inaktive filer. Noen kontorer velger å bruke åpne hyller for aktive filer (filer av dagens innbyggere) og skap lagring for inaktive filer eller arkiver. TAC 19,1910 krever sykepleie anlegg for å beholde medisinske poster for fem år fra den dato som medisinske tjenester slutt. Hvis anlegget bryr seg for mindreårige, må deres poster holdes i tre år etter at beboeren har nådd lovlig alder i henhold til Texas lov.
5

Lag et ansikt ark for hver fil. Dette arket gir vanligvis grunnleggende informasjon om beboeren (navn, fødselsdato, romnummer, klinisk rekordmange, etc.) samt en sjekkliste for dokumentasjon på at filen skal inneholde. Sideplate variere fra anlegget og er generelt overlatt til administrative skjønn. Imidlertid krever TAC 19,1911 at alle sideplate oppgi navn, postadresse og telefonnummer til behandlende lege.
6

Monter filer samtidig som hver er utstyrt med tilstrekkelig informasjon til å identifisere og ta vare på innbygger. TAC krever at en fil inneholder, på minimum, bosatt fulle navn, hjemme /postadresse, personnummer, helse forsikringskrav nummer, fødselsdato, og klinisk rekordmange (hvis aktuelt). Gjennomgang TAC 19,1911 for alle krav til filinnhold.
7

Shred eller brenn filer som du ikke lenger er nødvendig å beholde. Når du ødelegge en fil, må du dokumentere bosatt navn, klinisk rekordmange (hvis det brukes), og personnummer, Medicare /Medicaid nummer, eller datoen for fødselen av beboeren. Personen som disponerer filen må dato og signere dette dokumentet.