tips for å organisere et arkivskap

Hvis du drukner i papirer, er den første tingen å gjøre få et arkivskap. Filen skapet ikke du mye bra hvis du bare kaste papirene inn i det, men. Organiser arkivskap og bo på toppen av din nåværende og tidligere papirarbeid for å hjelpe deg gå videre uten å bli borte i et hav av papirer.

Bruk Label Maker

Label hver fil skuff så vel som individuelle filer med en merkemaskinen. Du kan enkelt holde orden på hva slags filer som går der en merkemaskin, skriver du bare etiketten du vil ha på maskinen, skrive ut etiketten, og fjerne klebrige backing før påføre den til arkivskapet eller filen

separat. Filer Etter kategori

Bruk separate skuffer for forretnings-og personlige filer. Innenfor skuffen, separate filer etter formål og bruke tomme arkivmapper som skillevegger mellom seksjoner. For eksempel, i din bedrift skuff, egen juridisk papirarbeid, for eksempel kontrakter eller virksomhet lisenser fra finansielle filer, for eksempel fakturaer.

Color Code filer

Kjøp en eske med assortert farge filmapper. Bruk en annen farge for hver type fil. For eksempel, regninger, kan fakturaer, og annen finansiell informasjon skal lagres i rødt mapper, mens adresser og kontaktinformasjon er arkivert i gult. Dette lar deg finne den riktige delen av hver fil skuff i sekunder. Innenfor hver del, alfabetisere filene for enkel tilgang.

Rens og Arkiv regelmessig

Gamle filer som tar opp unødvendig plass og gjør det vanskelig å finne det du leter etter. På den første dagen i hver måned, fjerne filer som bare gjelder forrige måned virksomhet. Lagre disse filene i boksene i tilfelle du trenger dem senere. På samme måte hver gang du er ferdig med en jobb, fil all informasjon relevant for den jobben. Innboksen skal kun inneholde papirer for jobben du for øyeblikket arbeider med å begrense overløp.